MTU med interviews i stedet for spørgeskema

Ja. En medarbejdertrivselsundersøgelse (MTU) er ikke et lovkrav for danske virksomheder generelt, så I bestemmer selv, om den skal laves med spørgeskema, interviews eller begge dele. Det, loven kræver, er arbejdspladsvurderingen (APV). Interviews er bedst, når I skal finde årsagerne bag et tal. Spørgeskemaet er bedst, når I skal følge det samme tal over flere år.

Er MTU et lovkrav i Danmark?

Nej, ikke som hovedregel. Arbejdsmiljølovgivningen kræver en APV. Det står i bekendtgørelsen om systematisk arbejdsmiljøarbejde, § 2. Der er ikke en tilsvarende regel om trivselsmålinger.

Datatilsynet skelner også mellem de to. I vejledningen om databeskyttelse i ansættelsesforhold (marts 2023, side 17) omtales APV’en som en pligt for de fleste arbejdsgivere. Om medarbejdertilfredshedsundersøgelser og lederevalueringer taler den om dem, »der ikke er lovpligtige og ikke følger af overenskomst«.

Den sidste del er vigtig. En aftale kan gøre målingen obligatorisk. I staten siger samarbejdsaftalen, at medarbejdernes tilfredshed og trivsel skal måles mindst hvert tredje år, eventuelt i tilknytning til APV’en. Arbejder I i en kommune eller region, så se efter i jeres MED-aftale. I en privat virksomhed er MTU’en typisk noget, I selv har valgt.

Hvad er forskellen på MTU og APV?

Mange slår de to sammen, så den psykiske del af APV’en og trivselsmålingen kører i samme runde. Det sparer medarbejderne for to undersøgelser. Husk bare, at APV-delen stadig skal leve op til APV-kravene, også når den er pakket ind i en MTU. Vores indlæg om APV med interviews gennemgår dem.

Hvornår er interviews bedre end spørgeskema til en MTU?

Et spørgeskema er godt til at måle. Det er dårligt til at forklare. Når scoren på »Jeg har indflydelse på mit arbejde« falder markant i økonomiafdelingen, ved alle, at der er et problem, men ingen ved hvilket. Så holder lederen et møde, hvor de mest snakkesalige gætter, og handlingsplanen bliver en workshop.

Brug interviews i stedet for skemaet, når:

• enhederne er små, og et skema giver for få svar til at sige noget
• I har haft en omstrukturering, og spørgsmålene fra sidste måling ikke længere passer
• kommentarfelterne i skemaet plejer at stå tomme
• handlingsplanerne fra sidste måling ikke flyttede noget

Brug interviews sammen med skemaet, når I gerne vil beholde en tidsserie. Kør skemaet som før, og interview de afdelinger, hvor tallene flyttede sig, inden for et par uger. Så har lederne både tallet og forklaringen, når de skal aftale handlinger med deres team.

Tilbage til økonomiafdelingen, som er et opdigtet eksempel. Forestil jer, at flere i interviewene fortæller, at et nyt godkendelsesflow i økonomisystemet betyder, at alle bilag over et vist beløb nu skal godkendes af controlleren, før de kan bogføres. Så har folk mistet en beslutning, de plejede at have. Det er en konkret ting, som afdelingen kan ændre. En workshop om indflydelse ville næppe finde den.

Kort interviewguide til MTU

Guiden tager cirka 15 minutter. Spørg efter konkrete episoder og ikke efter holdninger.

1. Åbning (1 minut)

Fortæl, hvad formålet er, hvem der ser svarene, og at intet vises for grupper under fem.

1. Hvad laver du, og hvor længe har du været her?

2. En god og en dårlig uge (4 minutter)

1. Fortæl om en uge for nylig, hvor du gik hjem i godt humør. Hvad skete der?
2. Og en uge, hvor du gik hjem træt eller irriteret. Hvad skete der der?

Uddyb med: Hvor tit er en uge sådan? Var det noget, nogen kunne have ændret?

3. Opgaver og indflydelse (3 minutter)

1. Hvilke beslutninger om dit eget arbejde træffer du selv, og hvilke skal du spørge om lov til?
2. Er der noget, der er blevet sværere eller lettere det seneste år?

4. Ledelse og samarbejde (4 minutter)

1. Hvad gør din nærmeste leder, som hjælper dig mest? Hvad kunne lederen gøre mere af?
2. Hvordan går samarbejdet med de afdelinger, du er afhængig af?

Uddyb med: Kan du give et eksempel fra den seneste måned?

5. Én ændring (3 minutter)

1. Hvis du kunne ændre én ting de næste tre måneder, hvad skulle det være?
2. Er der noget, jeg burde have spurgt om?

Kan en MTU med interviews være anonym?

Det afhænger af, hvem der stiller spørgsmålene. Når nærmeste leder interviewer, er der ingen anonymitet, og svarene om ledelse bliver forsigtige. Når HR eller en kollega interviewer, kan I love fortrolighed: intervieweren fortæller ikke, hvem der sagde hvad. Det er ikke det samme som anonymitet, og medarbejderne ved det godt.

Tre regler gør det trygt:

1. Vis kun resultater for grupper på mindst fem personer. Vores indlæg om grænsen på fem forklarer hvorfor.
2. Fjern navne, titler og detaljer fra citaterne, før lederne ser dem.
3. Skriv i invitationen, hvad resultaterne ikke må bruges til, for eksempel at vurdere den enkelte medarbejder.

Datatilsynet skriver i samme vejledning, at oplysninger, der er gjort anonyme, ikke er personoplysninger, og at databeskyttelsesreglerne så ikke gælder. Rå interviewsvar, som kan kobles til den, der svarede, er derimod personoplysninger, indtil de er anonymiseret. Hvad det betyder for behandlingsgrundlag, databehandleraftale og samarbejdsudvalget, gennemgår vi i samarbejdsudvalg, GDPR og medarbejderundersøgelser.

Hvordan kan man interviewe hele organisationen uden at bruge måneder på det?

Et interview på 15 minutter kræver også planlægning, noter og analyse. Med 200 medarbejdere bliver det hurtigt flere ugers arbejde for én person. Derfor ender mange med et skema, selv om de gerne ville have samtalen.

Spradley kører interviewene som én-til-én AI-interviews med tekst eller stemme. Invitationen kommer på mail eller Slack, og den enkelte svarer på sin egen telefon eller computer, når det passer. Interviewet stiller et opfølgende spørgsmål til hvert svar, så »det er travlt« bliver til en konkret episode. Inden for få dage får I emner med de citater, de bygger på, sammenlignet på tværs af afdelinger og målerunder. Hver leder kan spørge sin Personal Agent om, hvad der blev sagt i deres område, og hvert svar henviser til citaterne bag. Mangler der viden, udarbejder agenten et opfølgende interview om ét til tre emner, som lederen sender efter én bekræftelse. Agenten ser aldrig den enkeltes svar, og der vises intet for grupper under fem. Vores side om medarbejderengagement viser, hvordan det spiller sammen med en eksisterende måling.

Har jeres trivselsscore allerede flyttet sig, så læs også vores indlæg om hvorfor engagementsscoren faldt.

Ofte stillede spørgsmål

Nøglebegreber

MTU

Medarbejdertrivselsundersøgelse eller medarbejdertilfredshedsundersøgelse. En måling af trivsel, motivation og ledelse, som ikke er et generelt lovkrav.

APV

Arbejdspladsvurdering. Den lovpligtige afdækning af risici i det fysiske og psykiske arbejdsmiljø med en skriftlig handlingsplan.

Fortrolighed

Et løfte om, at den, der kender svarene, ikke fortæller, hvem der sagde hvad. Det er ikke det samme som anonymitet.

Minimumsgruppe

Det mindste antal personer, et resultat må vises for, så ingen kan genkendes. Fem er en udbredt grænse.